Introduction
Le recrutement est une procédure en principe gérée par les Ressources humaines. Il existe deux méthodes de recrutement : interne et externe. Le choix entre ces deux types est décidé par les RH ou la personne chargée du recrutement en accord avec le responsable opérationnel.
Le recrutement interne
Les RH privilégient cette méthode car le recrutement interne présente plusieurs avantages. Ce type de recrutement consiste à promouvoir aux postes disponibles des personnes travaillant au sein de l’entreprise.
C’est souvent la piste à prioriser car vous économiserez temps et argent dans la formation.
Le recrutement externe
Naturellement lorsqu’il n’y a pas candidature à l’interne c’est la seule solution.
Mais parfois il faut la privilégier à la solution externe lorsque le ou les candidats potentiels internes n’arriveraient pas à avoir le leadership suffisant. Ou alors si l’on veut avoir un regard neuf sur le poste à repourvoir.
Ou alors c'est votre premier recrutement et à ce moment ce cours vous est particulièrement vitale.
Les étapes du processus de recrutement
Notice importante :
Dans ce cours je vais parler de recrutement de manière générale. Il y a naturellement une distinction entre le recrutement d'employés et de cadres. Ainsi toutes les questions ne s'adressent pas à ces 2 types de fonction. Je mettrai donc en gras et en italique les questions plus spécifiques au recrutement de cadres
Une première étape consiste, si cela est possible, d'avoir un entretien avec la personne qui a démissionné, si ce n'est pas un nouveau poste. Elle peut fournir des éléments importants sur la recherche d’un remplaçant.
Dans la 2ème étape il s'agit de savoir ce que l'on veut et quel type de profil (savoir-faire) et de personnalité (savoir-être) on recherche.
Cela passe par une (re)définition le profil de poste. Cela consiste principalement à :
1. Donner un titre à la fonction
2. Définir l’objectif du poste
3. Définir qui est son chef et qui serait, le cas échéant son remplaçant
4. Définir toutes les tâches que la personne aura à effectuer au sein de l’entreprise
(Exemple en annexe)
Cette phase vous permettra d'une part de rédiger une offre d'emploi pertinente et d'autre part de présélectionner les candidatures de manière factuelle.
Je ne m'étends par sur ces phases. Mon objectif est de vous amener à réaliser des entretiens de recrutement optimaux pour éviter de vous tromper.
Il faut cependant être conscient que le recrutement n'est pas une science exacte. Les émotions, le ressentis, les tensions influencent notre comportement et celui du candidat. Les techniques que je vous propose serviront à maximiser les chances de succès.
L'entretien
Le face à face de l'entretien constitue le moment clé d'un recrutement, tous les professionnels s'accordent à le dire. Les candidats, conscients eux aussi de franchir une étape décisive, sont généralement tendus au départ. Il faut commencer par distribuer les rôles qui permettent le dialogue.
Le candidat inquiet face au recruteur inquisiteur peut être déstabilisé avec les méthodes obsolètes. Dans le même ordre d'idée, on évitera les mises en scènes suivantes : le candidat timide et l'examinateur, type oral du bac, l'élève face à celui qui détient et use du pouvoir.
Ces clichés hélas ne sont pas exagérés. Candidats et recruteurs ont parfois tendance à reproduire ces schémas improductifs. La base de la réussite d'un entretien, c'est justement d'éviter l'interrogatoire. L'entretien marque peut-être le début d'une collaboration durable et fructueuse. Il ne s'agit pas d'un rapport de force.
Dans cette optique, la clarté et la spontanéité sont de mise. Un candidat qui découvre que son profil ne convient pas au poste évite une expérience qui de toute façon déboucherait sur un fiasco.
Votre premier objectif est donc de détendre le candidat : serrez-lui la main, présentez-vous, souriez.
Je découvre mon candidat
Un entretien sert à découvrir quel est le comportement professionnel des candidats, et surtout ce qu'il pourrait être au poste proposé. Une heure d'interview doit vous permettre de rédiger un rapport concret sur les comportements prévisibles du candidat et éventuellement des conseils pour une bonne collaboration avec lui. Ce n'est pas ce qu'il vous dit qui doit primer, mais ce qui transparaît de sa personnalité au travers de ses paroles et son comportement.
Pour obtenir ce résultat, il ne suffit évidemment pas que J. D. vous raconte la success-story (sur laquelle son discours est rodé) qui a fait d'un jeune HEC le cadre expérimenté et sûr de lui face à vous aujourd'hui. A l'inverse, un candidat timide ou modeste ne doit pas passer inaperçu, vous devez donc influer sur le discours de l'un comme de l'autre. Ne vous laissez pas "embobiner" par un homme de bagout, ni ennuyer par un bafouilleur.
Il faut passer outre ces comportements de façade.
On le voit ce sont parfois des échanges complexes. Un entretien dure environ une heure et se divise en six actes distincts. Au terme de l'entrevue, le candidat devra avoir montré son vrai visage : à vous donc de ne pas le laisser s'en tenir à un rôle de composition.
Le recrutement : une séquence en 6 actes
Dans mes coachings, lorsqu'une personne chargée du recrutement me demande si je dispose d'un guide pour conduire les entretiens ma réponse est invariablement non. Je ne peux pas lui fournir un questionnaire valable pour "Monsieur Tout le monde" parce que justement il faut qu'il découvre ce que le candidat a d'unique et plus prosaïquement parce qu'un guide d'entretien fige l'échange et le rend ennuyeux.
Si le déroulement d'un entretien peut varier selon la personnalité de celui qui le conduit, il doit aussi varier selon la personnalité du candidat
Cependant, le recruteur cherche des données précises et ne peut pas le laisser divaguer librement. Il instaure un dialogue, mais doit contrôler ce dialogue.
Plus l'entretien ressemblera à une conversation normale, plus le candidat aura de chances de se livrer. La difficulté est donc de l'animer aussi naturellement que possible tout en gardant à l'esprit vos objectifs. C'est justement l'objectif de ce cours, vous donner les éléments pour réaliser un bon entretien.
Pour y parvenir sans s'égarer, il est important de se conformer à une trame de base en six étapes
1. L'accueil qui relaxe le candidat et amorce l'échange d'égal à égal que nous espérons tant. Allez chercher vous-même le candidat à la réception, détendez-le avec une phrase anodine sur le temps, sa difficulté à se garer, etc…
2. Décrire le déroulement de l'entretien : la présentation de celui qui interviewe. Ensuite lui donner la parole pour qu'il puisse parler de lui et de son parcours professionnel et enfin présentation de l'entreprise et du poste à repourvoir. J'utilise cette méthode pour éviter que le candidat adapte trop ses réponses en fonction du poste à repourvoir ou de l'entreprise.
3. La demande d'informations précises au candidat avec vérifications de points sur son CV.
4. L'évaluation à l'aide de questions tantôt ouvertes, tantôt fermées (c'est la phrase la phase la plus longue). Elle peut durer environ trente minutes.
5. La présentation du poste à pourvoir et de l'entreprise.
6. Les questions du candidat et une conclusion toujours positive
Pendant toutes ces étapes, il vous faut entretenir un dialogue vivant et une ambiance confiante.
Si vous avez acquis la conviction qu'une collaboration est impossible, concluez l'entretien rapidement en mettant en évidence les hiatus entre le poste et l'homme.
Quelle attitude adopter lors de l'entretien ? : Convivial et déterminé...
L'attitude doit permettre l'obtention des informations sans bloquer le candidat. Les questions gagnent à être courtes et ne doivent appeler qu'une seule réponse à la fois. Attention surtout à ne pas souffler de réponses à votre interlocuteur : "vous avez démissionné parce que vous ne vous entendiez plus avec votre patron ou parce que les perspectives d'évolution étaient nulles ? Dites simplement : "Pourquoi avez-vous démissionné ?". Enfin, lors d'un entretien, questions ou remarques ne doivent pas exprimer de jugement de valeur sur le candidat ou ses activités : "Votre façon de gérer votre service juridique est mauvaise; je ne m'y prendrais pas comme cela". Gardez vos réflexions pour vous.
L'écoute du recruteur doit être de bonne qualité, il est là pour être attentif. S'il veut découvrir la personnalité de son vis-à-vis, autant ne pas le braquer en méprisant ou en encensant ses goûts.
Le mode conventionnel de l'entretien vous amène à réagir en fonction des réponses de l'autre. Chacune d'elles entraîne de votre part une question qui en est la suite logique. C'est pour cette raison qu'il est impossible de travailler avec un guide d'entretien.
Une des règles consiste à ne pas abandonner un sujet tant qu'il reste des points flous. Quand le candidat se retranche derrière des lieux communs, des clichés, allez plus loin, obligez-le à s'expliquer. S'il vous assure que son objectif est la "qualité totale", demandez-lui ce qu'il entend par là. Ne vous contentez pas de définitions vagues, conclues par des "Vous voyez ce que je veux dire" qui ne disent rien du tout justement.
Si, pour une raison ou pour une autre, le candidat ne se livre pas et qu'il faut le déstabiliser pour obtenir une réponse plus franche, vous pouvez lui demander d'expliquer un échec, de vous raconter une difficulté de sa carrière...etc. Ne commencez pas l'entretien par cela. Vous pouvez vous permettre de déstabiliser quelqu'un lorsque vous avez créé un climat de confiance. De toute façon, ces passages ne doivent pas durer plus de quelques minutes. Entraînez tout de suite après le candidat vers des eaux moins troubles qui le sécurisent à nouveau.
Les questions de déstabilisation
Ces questions concernent avant tout les postes cadres. Mais selon les profils recherchés, elles peuvent également s'adresser à tout le monde. Il faut juste savoir en user et ne pas abuser.
Elles consistent à faire raconter au candidat certains échecs, à lui faire revivre une émotion, lui demander quels reproches ou quels compliments on lui fait le plus souvent au bureau, chez lui. Enfin, posez-lui la question : "Si j'appelle votre ancien patron maintenant, que va-t-il me dire sur vous, vos qualités et vos points limites ?"
L'émotion qu'il éprouve dans ces passages difficiles vous renseigne sur sa personnalité, mais en abuser ne servirait qu'à le braquer, et vous seriez ensuite face à un mur. Dans ces moments forts, ne vous contentez pas d'écouter le candidat, regardez-le. Tout ne passe pas forcément par le langage, son genou s'agite-t-il convulsivement lorsque vous abordez son expérience chez X ? Que regarde-t-il quand il répond à ce sujet ? Le plafond ? Ses chaussures ? Vous ? Les yeux, le regard seront toujours les meilleurs indicateurs de ce que votre interlocuteur pense.
Ne vous privez pas de ces informations utiles. Elles participent à votre impression générale, donc décryptez-les. Faites comme si vous meniez une conversation. N'oubliez jamais que c'est le candidat qui vous intéresse plus que ce qu'il vous raconte. Vous cherchez des indices sur sa personnalité et elles peuvent revêtir de multiples formes, alors pas de négligence. Le langage corporel vous donne de précieux renseignements. La façon dont il vous regarde, dont il se tient, etc…
Savoir investiguer
Vous avez un objectif : découvrir la personnalité du candidat, une structure en quatre étapes et une technique : le dialogue dirigé.
Pour garder le cap tout au long de l'entretien, vous devez savoir sur quelles terres vous aventurer. Beaucoup de thèmes peuvent être abordés, ils vous aideront à approcher le candidat. Ils sont classiques mais attention, une réponse dans un domaine (par exemple, la chronologie de sa carrière) vous renseigne souvent sur autre chose (ses motivations ?).
Les axes d'explorations à creuser se résument facilement : Quand-Où ? Quoi ? Pourquoi ? Comment ?
1. Quand ? et où ? vous permettent d'établir une chronologie précise de la carrière du candidat.
2. Les questions "quoi ?"Quoi doit l'amener à décrire concrètement ses fonctions. J'insiste sur le mot "concret", il vous faut des faits :
Décrivez-moi une journée typique de votre travail. Qu'avez-vous fait hier ? Quelle a été l'idée la plus importante que vous avez eue dans votre job actuel ? Qu'avez-vous apporté à votre entreprise ? Quelles sont les composantes principales de votre job ? Qu'avez-vous appris chez ABC & CO ? Quels risques avez-vous pris dans vos derniers jobs ? Quels ont été les résultats ?
3. Les questions "Pourquoi ?" sert à découvrir ses motivations :"Pourquoi avez-vous refusé la promotion interne que l'on vous a proposée dernièrement ?" "Pour un problème de salaire ". Conclusion...Pourquoi êtes-vous resté aussi longtemps dans le même poste ? Pourquoi avez-vous changé aussi souvent d'entreprise ? Pourquoi souhaitez-vous quitter votre entreprise actuelle ? Pourquoi souhaitez-vous rejoindre notre société ?
4. Les questions "comment" "Comment ?" porte sur les structures, l'organisation, le management qu'il a subi ou qu'il a exercé. C'est en posant des questions sur ces thèmes que vous découvrirez la personne; mais, pour être complet, il faudra y ajouter quelques sujets plus périlleux : des questions déstabilisantes pour l'émotion , des questions générales sur sa conception de la profession ou même sur des notions assez éloignées du travail pour voir s'il prend de la hauteur et, éventuellement des demandes concernant ses goûts, sa vie de famille...etc.
Que découvre-t-on ?
Ce que vous devez connaître à la fin d'un entretien sont, outre les compétences techniques, les caractéristiques personnelles du candidat :
Sur le plan intellectuel :
- Comment marche son intelligence ? Comment il réfléchit et agit ?
Sur le plan des rapports humains :
- Est-il autoritaire, hypersensible, chaleureux,...?
Et enfin dans ses replis les plus intimes :
- Quelles sont ses motivations profondes, ses moteurs, ses freins ?
Les compétences techniques sont à mon avis les plus faciles à évaluer, particulièrement si vous êtes du même métier que le candidat, ce que je conseille vivement.
Les aspects techniques
Au-delà de la pure compétence, testez l'envergure du candidat :
"Quelles sont les principales qualités nécessaires dans votre métier ?" Si vous étiez dans la situation suivante (décrivez une situation dans laquelle il sera confronté au poste à pourvoir), que feriez-vous ? Quelles sont les forces dont vous feriez preuve dans le job de...? Quelles sont les responsabilités techniques de vos collaborateurs ? De votre patron ? Comment avez-vous choisi vos études ? Quels sont les aspects les plus difficiles de votre métier ? Comment les approchez-vous ? Quelles sont vos lacunes techniques ? Quelle est, selon vous, la qualité nécessaire la plus importante pour le poste de...?
A la fois traits de personnalité et techniques apprises, l'organisation et le management devront être observés sous plusieurs angles pendant l'entretien. Techniquement, vous pouvez déjà tester les réflexes du candidat en lui demandant de se placer dans l'organigramme de sa société. Au besoin, demandez-lui de le dessiner. Interrogez-le sur les procédures de travail qu'il a mises en place. Il devrait vous répondre sans hésitation. Si ce n'est pas le cas, creusez.
Sur le management, cernez ses responsabilités. Recoupez en lui demandant celles de ses collaborateurs. Alternez questions générales et questions concrètes :
Quel est votre style de management ? Avez-vous déjà licencié quelqu'un ? A quelle occasion ? Comment cela s'est-il passé ? Quelles qualités recherchez-vous chez vos collaborateurs ? Chez votre patron ? Avec quels styles de gens avez-vous des difficultés à travailler ? Définissez les termes manager et leader. Etes-vous manager ou leader ? Parlez-moi des personnes que vous avez embauchées récemment. Sont-elles compétentes ? Combien de temps sont-elles restées à vos côtés ? Pour quelles raisons vous ont-elles quitté ? Que pensez-vous de votre patron ?
Les caractéristiques intellectuelles
Vous devez d'abord comprendre quel est le mode de réflexion de votre candidat. A quoi son intelligence s'applique-t-elle avec agilité, sur quoi est-il plus lent ? Pour cela, ayez présent à l'esprit un petit répertoire des caractéristiques intellectuelles à sonder.
Synthèse. "Présentez votre expérience professionnelle (ou un épisode)." Se perd-il en détails ? " Comment voyez-vous le poste que je vous ai présenté ?"
Anticipation. "Comment voyez-vous votre entreprise dans cinq ans ?" "Vos concurrents ?" Si vous étiez le patron de votre société, quelles mesures prendriez-vous pour la faire avancer à long terme ?"
Motivation : Pouvez-vous me parler de votre conception du bonheur ?" (Ou tout autre concept abstrait)
Mémorisation. Demandez-lui des détails précis en "remontant" dans son CV.
Intuition. "Quels seront les domaines d'activité porteurs dans votre secteur d'ici cinq ans ?" "Vous êtes-vous déjà trompé sur vos collaborateurs ? A quelle occasion ?"
Evaluation. Ecoutez-le. A-t-il des idées personnelles ou se réfugie-t-il systématiquement derrière des idées toutes faites ou des concepts creux ?
Demandez-lui ce qu'il pense de son entreprise actuelle, "Comment jugez-vous votre produit ?, votre service ?", Que pensez-vous de la concurrence ?", "Si vous aviez été le patron de votre entreprise, qu'auriez-vous fait de différent ?
Vivacité et créativité. Il n'y a pas à proprement parler de question pour jauger ces deux qualités. Ses interrogations, sa curiosité à l'égard du poste et de l'entreprise peuvent vous apporter des éléments de réponse. Voyez s'il a des passions, des centres d'intérêt extra-professionnels. Vous engagez un homme, pas une machine et s'il ne s'intéresse à rien de particulier, il y a peu de chance qu'il se passionne pour votre entreprise.
Négociation. "Quelle a été votre meilleure négociation ?", "La plus mauvaise ?", "Pourquoi ?" "Quelle doit être la première qualité d'un négociateur ?" "L'avez-vous ?", "Qu'est-ce qui vous permet de dire cela ?"...
Cette liste de caractéristiques intellectuelles n'a rien d'exhaustive, mais si vous avez recueilli des renseignements sur chacune, alors vous pouvez déjà brosser un tableau assez complet des potentialités de votre candidat. Comment analyse-t-il les problèmes ? Quel type de solution a-t-il tendance à apporter ? Est-il ouvert ?... Ce qui est important, c'est de détecter les gens qui n'ont pas d'œillères, qui ne se cachent pas derrière une façade sans savez de pensées convenues. Il faut avoir le courage d'engager des esprits capables de sortir des sentiers battus le cas échéant. Pour cela, seules les capacités intellectuelles ne suffisent pas et il vous faut donc mener, parallèlement à vos investigations sur ce plan, une analyse des qualités sociales et des principales motivations de votre interlocuteur.
Ce ne sont pas des questions types qui vous aideront le plus dans ce domaine, mais vos qualités d'écoute et d'observation.
Le caractère, l'affectif, les moteurs de l'action.
Pour entrer aussi avant dans la personnalité d'un candidat, inutile de jouer au psychologue. Rappelons-nous que nous évaluons les capacités d'une personne à assumer une tâche précise dans un cadre précis. Pour évaluer son comportement social, écoutez-le parler, regardez-le communiquer. Vous interrompt-il ? Vous écoute-t-il ? Est-il clair ? Vérifie-t-il que vous comprenez ce qu'il dit ? Quel type de mot emploie-t-il quand il parle des autres ? Son expérience, il la raconte en disant "je" ou "nous" ? Vous devez déceler chez cet homme, le despote ou le timide, l'homme de discussion...etc.
Enfin, il vous faut comprendre d'où lui viennent son courage et son énergie. Est-ce qu'il veut se hisser dans une classe sociale supérieure à ses origines ? Gagner toujours plus d'argent ? Augmenter son pouvoir ? Etre en sécurité ? Bref, qu'est-ce qui le fait vivre ?
Son parcours professionnel et personnel doit être plein d'indices qui peuvent vous aider à le comprendre. Pour bien les interpréter, testez les questions suivantes :
"Qu'auriez-vous aimé faire ces derniers mois dans votre entreprise ?", Quels sont les éléments frustrants de votre vie professionnelle ?", "Pourquoi souhaitez-vous quitter votre job actuel ?, "Que souhaiteriez-vous gagner dans deux ans ?, "quel a été votre job le plus monotone ? Pourquoi ?, "Le plus intéressant ?" Qu'est-ce qui vous motive ?", "Qu'est-ce qui vous démotive ?", "le pouvoir vous intéresse-t-il ?, S'il est marié (e) : "Qu'est-ce qui motive votre époux (se)?".
En analysant ses réponses, en les recoupant avec ce qu'il a fait, vous allez voir la silhouette de votre candidat se dessiner plus nettement. Comprendre ce qu'il veut, qu'il attend de sa vie professionnelle est essentiel, au moins autant que de s'assurer de ses compétences.
Vous ne parviendrez à un bon résultat que si vous aimer écouter les autres. Même dans ce cas, c'est après bon nombre d'entretiens que vous saurez valablement mener un dialogue tout en analysant l'homme, cela en notant quelques données de ci, de là. Dans ce domaine, chacun doit se forger ses propres codes et repères. Attention à votre feeling, écrivez pour prendre de la distance. Un mémo est nécessaire. Vous ne pouvez pas juger le candidat de façon définitive à chaud, sauf dans quelques cas évidents. Pour laisser votre impression se décanter au moins un jour avant d'écrire votre recommandation, il faut vous fabriquer une trace écrite minimum : vos notes.
En les reprenant, vous reverrez le candidat, mais au calme et avec le recul nécessaire; de plus, n'oubliez pas de prendre une photo ou d'en demander une, ce qui améliorera grandement votre mémoire.
La fin de l'entretien
Un entretien peut durer une heure environ. Ces soixante minutes suffisent généralement à éclairer le passé du candidat, ses souhaits et ses ambitions actuelles. Il faut alors conclure l'échange en annonçant déjà la suite des événements.
Trois cas de figure se présentent :
1. Le candidat semble convenir : "Vous allez maintenant rencontrer M…, prenons date...".
2. Dans le deuxième cas, l'entretien n'a pas fait pencher la balance de façon décisive, que ce soit en négatif ou positif. La conclusion hésitation qui n'est pas très facile à vivre pour le candidat doit s'accompagner d'une date pour être plus digeste : "Je vous rappelle lundi ".
3. Enfin, un entretien peut avoir convaincu le recruteur que la personne qu'il a en face de lui ne convient pas. Dans ce cas et c'est hélas assez peu pratiqué, mieux vaut avoir le courage de s'expliquer tout de suite. Le refuge dans une conclusion hésitation avec une promesse de rappel ne fait que reculer le problème et n'est pas très fair-play vis-à-vis du candidat.
Attention, ce n'est pas simple d'éconduire un candidat. Ce dernier est en droit de demander pourquoi il n'est pas retenu et parfois il ne s'en privera pas. Avant de dire non, le recruteur doit préparer le terrain. En mettant en évidence les aspects du candidat et de son expérience qui ne collent pas au poste, il peut amener ce denier à conclure lui-même qu'il allait peut-être commettre une erreur. Faites-lui bien comprendre que ses qualités ne sont nullement en cause. C'est la meilleure des conclusions négatives. Bien sûr, elle ne peut fonctionner que si les raisons du recruteur sont rationnelles et réfléchies.
Conclusion
Comme vous le voyez un recrutement réussi passe avant tout par un questionnement, L'art de savoir poser des questions représentant un équilibre entre sa vie professionnelle et privée.
Il se prépare consciencieusement surtout s'il s'agit d'un poste cadre.
Un dernier conseil, soyez vous-même et naturel. Comme déjà énoncé plus un candidat se sentira à l'aise moins il mettra de barrière à s'exprimer.
Maintenant c'est à vous de jouer. Bon recrutement.